データマネジメント試験 科目B|データの適切な取扱い 問6
L 社の営業部では、提案書や見積書などの文書ファイルが個人のフォルダに散らばり、“提案書_最終.pptx”、“提案書_最終_修正.pptx”のように、どれが最新版か分からないファイルが増えていた。そこで L 社は、文書ファイルの管理ルールを表1のように定めた。
表1 文書ファイルの管理ルール
| 項目 | ルール |
|---|---|
| 保管場所 | 部門の共有フォルダの、顧客ごとのフォルダに保管する。個人のフォルダには保管しない。 |
| ファイル名 | “作成日(西暦 8 桁)_顧客名_文書種別_v 版数(2 桁)”の形式とする。 例:20260901_情報商事_提案書_v01 |
| 版管理 | 内容を更新するときは、前の版のファイルを上書きせず、版数を一つ増やした新しいファイルとして保存する。作成日は、その版を作成した日とする。 |
営業部の M さんは、基本工業向けの見積書を、2026 年 9 月 28 日に初めて作成し、10 月 2 日に 1 回目の更新をした。さらに 10 月 5 日に、2 回目の更新をすることになった。
設問 M さんが 10 月 5 日に保存するファイルの名前と保存の方法として、表1のルールに沿っているものはどれか。
正解:ア
解説
文書や画像などの非構造化データは、探しにくく、重複して保存されやすいという課題があります。保管場所、命名ルール、版管理を組織で決めて守ることで、後から探せて再利用できる状態を保ちます。
- ア 正解。初回が v01、1 回目の更新が v02 なので、2 回目の更新は v03 です。作成日はその版を作成した 10 月 5 日とし、上書きせずに新しいファイルとして共有フォルダに保存します。
- イ 版数は正しいですが、作成日は初回の日付ではなく、その版を作成した日にします。
- ウ 前の版を上書きしているので、版管理のルールに反します。版数も v03 にする必要があります。
- エ ファイル名が形式に合っておらず、個人のフォルダに保存している点もルールに反します。
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